Leveranciers handboek 2025

Bijlage E: Handleiding afwijkingenportal

Inleiding

Lekkerland streeft naar de perfecte order en het zijn van de most conveniënt partner. Onderdeel van deze visie is foutloze logistiek, het tijdig leveren wat de klant besteld heeft. Om te borgen dat de juiste artikelen verzameld worden, is de doelstelling om zoveel mogelijk logistieke transac ties via artikel EAN scanbevestiging te laten lopen. Om dit mogelijk te maken zijn een GS1 conform barcode op alle verpakkingsniveau ‘s en corresponderende EAN masterdata vereist. Artikelen die onverhoopt geleverd worden met afwijking t.o.v. de logistieke voorwaarden / EAN masterdata en barcode, zoals vermeld in het leveranciershandboek (LINK), worden bij goederen ontvangst via een standaard proces gerapporteerd als afwijking in Legmis, met foto’s als bewijsmateriaal op het CargoSnap webportal. Op het afwijkingenportal komt alle gerapporteerde informatie geautomatiseerd samen. Er is een directe koppe ling naar foto’s te vinden als bewijsmateriaal voor meldingen en zowel interne als externe partijen kunnen in het zelfde dossier werken, zodat synchronisatieproblemen tussen verschillende vormen van administratie verleden tijd zijn. Het doel van het portal is transparantie en gebruiksgemak in het opvolgen van afwijkingen, om uiteindelijk de doorlooptijd van melding tot oplossing te minimaliseren en afwijkingen in de toekomst te elimineren, zodat scan ning structureel als borgingsmiddel toegepast kan worden in alle warehouse processen. 1. Algemene werking van het portal Het portal is te vinden op https://afwijkingen-lekkerland-dev.scrumble.nl. Het portal wordt dagelijks gevoed met een export van afwijkingen die de voorgaande werkdag gerapporteerd zijn in Legmis (Lekkerland ERP/WMS systeem), over het algemeen bij goederen ontvangst. Artikelen komen altijd binnen met status ‘nieuw’ en de verantwoordelijke Lekkerland afdeling krijgt per mail een dagelijkse samenvatting met nieuwe meldingen op het portal. Nieuwe meldingen worden door de verantwoordelijke Lekkerland HK afdeling gevalideerd o.b.v. Legmis data en Cargosnap foto’s en worden op basis daarvan goedgekeurd of afgekeurd. Goedgekeurd betekent in deze dat de melding terecht gemaakt is en dat er een afwijking is die door de leverancier opgevolgd dient te worden. Bij goedkeuring door HK gaat er een automatische mail naar de leverancier en komt het dossier open te staan voor de leverancier in het portal. Een leverancier heeft beperkte rechten en kan het dossier op het afwijkingenportal inzien en foto’s Cargosnap opvragen via een rechtstreekse koppeling. Communicatie tussen leverancier en Lekkerland vindt plaats via een aparte chatbox per artikeldossier. Zodra een nieuwe opmerking wordt gemaakt in de chat ontvangen de relevante contactpersonen daarvan een melding per mail. Het portal voorziet ook in mail triggers richting verantwoordelijke Lekkerland HK afdeling en leveranciers bij nieuwe meldingen of belangrijke updates in een dossier.

In de toekomst werkt Lekkerland bij voorkeur via het verkrijgen van E-CMR.

2. Gebruikers

Leveranciers krijgen een eigen account op het portal, o.b.v. een e-mail adres. Lekkerland moet voor een leve rancier een account aanmaken, waarna de leverancier een bevestigingsmail krijgt en zelf het wachtwoord kan instellen. Ivm onderhoudsdoeleinden is het verzoek aan leveranciers om te koppelen met een algemene shared mailbox, zodat Lekkerland geen wijzigingen in users hoeft te doen bij wijzigingen in personeelsbezetting aan de leverancierskant.

3. Leveranciers

Het is mogelijk om meerdere mailadressen te koppelen aan 1 leverancier. De gekoppelde mailadressen zullen mails ontvangen bij nieuwe meldingen en wanneer deze getagd worden in de externe chat. Taggen gaat op per soonsniveau, in dat geval ontvangt slechts 1 persoon een mail. In geval van opmerkingen zonder tag ontvangen alle aan de leverancier of Lekkerland afdeling gekoppelde mailadressen een mail.